Características de la informacion

Sistemas de Informacion

Sistemas de informacion

Cuando hacemos referencia a los sistemas de información hacemos énfasis al conjunto de elementos que interactuan entre si, cuyo fines se encuentran relacionados con la obtención, procesamiento, almacenamiento y distribución de información; con el objetivo principal de apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Estos por estar constituidos por conjuntos de elementos que interactuan entre si, suelen caracterizarse: 

• Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos , como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
• Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. 

Dicho esto podemos resumir que los sistemas de información en lo que respecta sus elementos cada uno de ellos poseen objetivos específicos,  donde estos a su vez aunque sea uno, al presentarse algún cambio puede generar impacto de cambio en los demás elementos; No obstante por tratarse de sistema de información, este también se caracteriza por poseer un proceso para el manejo de la información: 

• Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. 

• Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. 

• Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados.

• salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros

Dicho esto, podemos hacer referencia a los tipos de sistemas de informacion, los cuales desde el punto de vista gerencial (Organizacion-Empresa) estos son vistos de manera continua:

• Sistemas Transaccionales:  Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Podíamos considerarlos como la base, ya que estos son encargados de captar información su explotación posterior. 

• Sistemas de Apoyo de las Decisiones: Los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos.

• Sistemas Estratégicos:  Los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Podemos llegar a la conclusión que todo sistema de información contiene elementos con objetivos específicos  donde uno de estos con el paso del tiempo presentara cambios ocasionando impacto en los otros elementos; este a su vez contiene un ciclo donde muestra la entrada y salida de información. 

Es de gran relevancia mencionar que toda organización para su buen manejo debe considerar el buen uso de estos sistemas ya que con una buena entrada de información de manera oportuna, la organización no solo podrá llegar a la toma de decisión, sino que a su vez el buen uso esta podrá ser de gran apoyo para desarrollar nuevas estrategias y así establecer diferentes metas y logros dentro de la organizacion.   

EJEMPLO DE RELACION DE UN SISTEMA

Dentro de la empresa XXX, suponiendo que la misma desee aumentar sus ventas con respecto al trimestre pasado,  puesto se ha hecho unos nuevos requerimientos por parte de los consumidores en cuanto a calidad y costos, para poder realizar un posible aumento de las ventas  la empresa debe de realizar  pasos previos como:

1. Solicitar al Departamento de Producción las especificaciones de: calidad y cantidad que necesitan de materiales, asi como tambien las unidades esperadas a producir en un periodo determinado
2.  Solicitar al Departamento de Compras: la realizacióon de una busqueda y estudio de proveedores que provean dichos materiales a necesitar, el estudio   sera en cuanto a costos.
3. Solicitar a Marketing: Se le solicitara a este departamento un diseño de estrategia de ventas para este producto con posibles cambios en costo-calidad, de acuerdo a estudios realizados en (1) (2)
4. Solicitar al Dpto de RRHH: Se solicitara a este Dpto. la disponibilidad en cuanto a mano de obra (personal) con el fin de conocer si el personal existente cubre la producción o si se requiere mas personal.
5. Solicitar a Administración: por ultimo se solicitaria a este departamento un disponibilidad económica - Presupuestaria que determine el apoyo con el que contara un  posible aumento en las ventas..

LA TEORÍA DE SISTEMAS Y SUS POSTULADOS

La idea de la Teoría de Sistemas fue desarrollada por Ludwing Von Bertalanffy.posteriormente un grupo de personas unieron sus inquietudes en lo que se llamó la Sociedad para la Investigación de Sistemas Generales, establecidas en 1954 junto con Anatol Rapoport, Kenneth Boulding, Ralph Gerard y otros.

Al estudiar la teoría de sistemas se debe comenzar por las premisas o los supuestos subyacentes en la teoría general de los sistemas. Boulding (1964) intentó una síntesis de los supuestos subyacentes en la teoría general de los sistemas y señala cinco premisas básicas:

Postulado 1. Es preferible que exista una seguridad en el orden, regularidad y carencia de azar, para no encontrarnos en la incertidumbre y esperar un estado fortuito.

Postulado 2. El orden del mundo empírico hace de éste un buen lugar, que sea motivante, y que origine mucha atracción con respecto a los teóricos de los sistemas.

Postulado 3.  El mundo externo y práctico mantiene un orden en el ordenamiento, es decir un orden en segundo plano: una ley de leyes.

Postulado 4. El orden se mantiene con la matemática y el análisis cuantitativo, que son herramientas de un valor. Para establecer el orden, la cuantificación y la matematización son auxiliares altamente valiosos.

Postulado 5. El tratar de encontrar la ley y el orden juntos hace que sea necesaria la búsqueda de referencias prácticas.

En consecuencia, la teoría general de los sistemas, al igual que todas las ciencias verdaderas, se basa en una búsqueda sistemática de la ley y el orden en el universo; pero a diferencia de las otras ciencias, tiende a ampliar su búsqueda, convirtiéndola en una búsqueda de un orden de órdenes, de una ley de leyes. Este es el motivo por el cual se le ha denominado la teoría general de sistemas.

Según Schoderbek y otros (1993) las características que los teóricos han atribuido a la teoría general de los sistemas son las siguientes:

1. Interrelación e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos y otros aspectos similares. Toda teoría de los sistemas debe tener en cuenta los elementos del sistema, la interrelación existente entre los mismos y la interdependencia de los componentes del sistema. Los elementos no relacionados e independientes no pueden constituir nunca un sistema.


2. Totalidad. El enfoque de los sistemas no es un enfoque analítico, en el cual el todo se descompone en sus partes constituyentes para luego estudiar en forma aislada cada uno de los elementos descompuestos: se trata más bien de un tipo gestáltico de enfoque, que trata de encarar el todo con todas sus partes interrelacionadas e interdependientes en interacción.


3. Búsqueda de objetivos. Todos los sistemas incluyen componentes que interactúan, y la interacción hace que se alcance alguna meta, un estado final o una posición de equilibrio.


4. Insumos y productos. Todos los sistemas dependen de algunos insumos para generar las actividades que finalmente originaran el logro de una meta. Todos los sistemas originan algunos productos que otros sistemas necesitan.


5. Transformación. Todos los sistemas son transformadores de entradas en salidas. Entre las entradas se pueden incluir informaciones, actividades, una fuente de energía, conferencias, lecturas, materias primas, etc. Lo que recibe el sistema es modificado por éste de tal modo que la forma de la salida difiere de la forma de entrada.
6. Entropía. La entropía está relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden. Todos los sistemas no vivos tienden hacia el desorden; si los deja aislados, perderán con el tiempo todo movimiento y degenerarán, convirtiéndose en una masa inerte.


7. Regulación. Si los sistemas son conjuntos de componentes interrelacionados e interdependientes en interacción, los componentes interactuantes deben ser regulados (manejados) de alguna manera para que los objetivos (las metas) del sistema finalmente se realicen.


8. Jerarquía. Generalmente todos los sistemas son complejos, integrados por subsistemas más pequeños. El término "jerarquía" implica la introducción de sistemas en otros sistemas.
9. Diferenciación. En los sistemas complejos las unidades especializadas desempeñan funciones especializadas. Esta diferenciación de las funciones por componentes es una característica de todos los sistemas y permite al sistema focal adaptarse a su ambiente.

SISTEMAS Y TEORIA DE SISTEMAS

                                                SISTEMA Y TEORÍA DE SISTEMAS

A medida que transcurra el tiempo son mas los avances tecnológicos que podemos encontrar en nuestro entorno, para ello se es necesario la presencia de un factor fundamental que influya en el avance y/o proceso pertinentes al tema en si; es por ello la existencia del termino "SISTEMA".Sistema es aquel que cumpla con una característica básica."Conjunto de dos o más elementos interrelacionados entre sí que trabajan para lograr un objetivo común. Dentro de estos elementos podemos encontrar algunos con caracterisiticas altas y de menor dependencia de otros, convirtiéndose estos en elementos independientes, lo cual automáticamente quedan desplazados de la definición anteriormente expuesta.

TEORÍA DE SISTEMAS

Esta teoría se fundamente en tres premisas básicas:
1-Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande: es decir subsistemas. El mejor ejemplo es el Cuerpo Humano, sistema lleno de subsistema.
2-Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.
3-Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.